I. Vai trò chung của Admin
Admin là đơn vị tổng hợp, đối soát và cung cấp số liệu liên quan đến:
- Doanh số bán hàng của NVKD
Điều kiện hưởng KPI lương - Điều kiện hưởng hoa hồng theo dự án
👉 Admin không phải là đơn vị:
- Ban hành chính sách lương, KPI, hoa hồng
- Quyết định mức lương hay số tiền hoa hồng chi trả
II. Vai trò của Admin trong tính lương KPI NVKD (cuối tháng)
1. Tổng hợp doanh số NVKD
- Thu thập dữ liệu bán hàng từ các dự án trong tháng
- Thời gian: ngày cuối cùng của tháng phát sinh doanh số
- Biểu mẫu: PHIẾU XÁC NHẬN GIAO DỊCH có đầy đủ chữ ký
- Ghi nhận:
- NVKD phụ trách
- Dự án
- Sản phẩm
- Giá trị hợp đồng
- Tỷ lệ phí
2. Kiểm tra điều kiện tính KPI doanh số
Admin đối chiếu theo quy định hiện hành của công ty, bao gồm:
- Hợp đồng đã ký trong tháng, Phiếu tính giá CĐT ban hành
- Khách hàng đã thanh toán đủ % theo quy định CĐT trong tháng
- Giao dịch không bị huỷ / tranh chấp
- Doanh số phát sinh đúng thời gian chốt lương
👉 Các giao dịch chưa đủ điều kiện sẽ được:
- Loại khỏi doanh số KPI tháng tổng hợp
- Ghi chú rõ lý do
- Chuyển sang kỳ sau khi đủ điều kiện
3. Tổng hợp doanh số đủ điều kiện KPI
- Tổng hợp doanh số KPI theo từng NVKD
- Lập bảng doanh số gửi phòng HR
- Ghi chú các trường hợp đặc biệt (huỷ, chuyển kỳ, giữ chỗ…)
👉 Admin không xác định mức lương, chỉ cung cấp số liệu doanh số để HR áp dụng chính sách lương.
👉 TRƯỜNG HỢP KHÔNG GỬI PHIẾU XÁC NHẬN GIAO DỊCH ĐÚNG THỜI HẠN: ADMIN KHÔNG GHI NHẬN DOANH SỐ TÍNH LƯƠNG, TẠM ỨNG HOA HỒNG
III. Vai trò của Admin trong tính hoa hồng NVKD (mùng 5 hàng tháng)
1. Tổng hợp giao dịch phát sinh hoa hồng
- Tổng hợp các giao dịch bán hàng theo từng dự án
- Thời gian: mùng 1 đến mùng 3 hàng tháng: tập hợp thông tin tạm ứng/thanh quyết toán từ NVKD
- Đối chiếu:
- Giá trị hợp đồng, phiếu tính giá CĐT ban hành
- % hoa hồng dự án
- Thời điểm đủ điều kiện chi hoa hồng
- Thông tin giao dịch trên bảng kê CĐT
- Thời gian chi trả PMG từ Chủ đầu tư (trường hợp tạm ứng/thanh quyết toán đợt 2 cho NVKD)
2. Kiểm tra điều kiện chi trả hoa hồng
Admin kiểm tra theo chính sách hoa hồng từng dự án, bao gồm:
- Khách hàng đã thanh toán đủ theo tiến độ quy định
- Không huỷ cọc / không thanh lý
- NVKD còn làm việc tại thời điểm xét hoa hồng (nếu có quy định)
3. Đối chiếu tạm ứng hoa hồng
- Tổng hợp các khoản tạm ứng đã chi cho NVKD
- Đối chiếu với hoa hồng phát sinh
- Xác định số tiền còn được thanh toán hoặc khấu trừ
- Tỷ lệ và điều kiện tạm ứng theo từng dự án tại từng thời điểm
4. Lập bảng đề nghị thanh toán hoa hồng
- Lập bảng kê hoa hồng theo từng NVKD
- Ghi rõ:
- Giá trị tính phí
- Nguồn khách MKT/ NVKD
- Hoa hồng phát sinh, Hoa hồng đủ điều kiện
- Số tiền Tạm ứng/Thanh quyết toán
- Số tiền còn lại
- Ghi chú nếu có
👉 Bảng này là căn cứ để kế toán chi trả
IV. Giới hạn trách nhiệm của Admin
Admin không chịu trách nhiệm đối với:
- Sai lệch do NVKD cung cấp thông tin không đầy đủ
- Các tranh chấp phát sinh sau thời điểm chốt số liệu
- Quyết định chi trả cuối cùng của Ban lãnh đạo / HR / Kế toán
V. Nguyên tắc làm việc
- Số liệu được tổng hợp theo đúng quy định & mốc thời gian chốt
- Có bảng biểu, đối chiếu, ghi chú rõ ràng
- Công khai, minh bạch, có thể truy xuất
✍️ Ghi chú khuyến nghị
Mọi thắc mắc liên quan đến chính sách lương, KPI vui lòng liên hệ phòng HR hoặc Ban lãnh đạo.
Admin chỉ tiếp nhận và xử lý thắc mắc liên quan đến số liệu & đối chiếu.