I. MỤC ĐÍCH
Quy định việc theo dõi, cập nhật và quản lý tình trạng booking của khách hàng nhằm đảm bảo minh bạch, tránh trùng sản phẩm và kiểm soát tiến độ giao dịch.
II. TRÁCH NHIỆM CÁC BÊN
1. SALE
- Nhập thông tin booking ngay sau khi khách hàng đăng ký
- Theo dõi tình trạng booking của khách hàng
- Cập nhật kịp thời khi booking thay đổi trạng thái
- Chủ động chăm sóc, nhắc khách theo tiến độ
2. ADMIN
- Tổng hợp và quản lý danh sách booking toàn dự án
- Cập nhật trạng thái booking trên hệ thống/file theo dõi
- Kiểm soát trùng booking, sai thông tin
- Báo cáo tình trạng booking cho Trưởng bộ phận/Đại lý
3. ĐẠI LÝ PHÂN PHỐI
- Ban hành biểu mẫu và quy định theo dõi booking
- Giám sát, kiểm tra việc cập nhật booking
- Quyết định xử lý các booking quá hạn hoặc phát sinh tranh chấp
III. CÁC TRẠNG THÁI BOOKING
Booking được theo dõi theo các trạng thái sau:
- Booking mới
(Khách đã đăng ký, đang giữ chỗ) - Booking hợp lệ
(Đã nhận đủ tiền booking, thông tin hợp lệ) - Booking chờ chuyển cọc
(Đã có bảng hàng & giá, chờ khách xác nhận mua) - Booking đã chuyển cọc
(Khách đã ký Phiếu Đặt cọc) - Booking hủy / hết hiệu lực
(Khách không tiếp tục giao dịch hoặc quá thời hạn)
IV. QUY TRÌNH THEO DÕI & CẬP NHẬT
- Sale nhập booking → Admin ghi nhận
- Admin cập nhật trạng thái booking
- Sale theo dõi, chăm sóc khách theo từng trạng thái
- Khi booking chuyển trạng thái → Admin cập nhật lại
- Booking hết hiệu lực → Admin ghi chú và đóng booking
V. NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ
- Mỗi sản phẩm chỉ có 01 booking hợp lệ tại cùng thời điểm
- Booking không được cập nhật → xem như không hợp lệ
- Sale chịu trách nhiệm về độ chính xác thông tin booking
- Admin chịu trách nhiệm về tình trạng và báo cáo booking
📌 Ghi chú: Quy trình này áp dụng song song với Quy trình Booking và Quy trình Xác nhận Đặt cọc.