I. Căn cứ đối chiếu
Việc đối chiếu phí môi giới được thực hiện dựa trên:
- Hợp đồng môi giới đã ký giữa Đại lý và Chủ đầu tư
- Chính sách bán hàng / chính sách phí môi giới do CĐT ban hành cho từng dự án tại từng thời điểm
- Các giao dịch đã phát sinh thành công theo quy định
II. Điều kiện để đưa giao dịch vào đối chiếu
Một giao dịch được đưa vào danh sách đối chiếu phí môi giới khi đáp ứng:
- Khách hàng đã ký Văn bản thỏa thuận / Hợp đồng mua bán theo quy định CĐT
- Khách hàng đã thanh toán đủ tỷ lệ theo điều kiện đối chiếu của dự án
- Giao dịch không bị huỷ, không tranh chấp
- Đáp ứng đầy đủ điều kiện đối chiếu theo Hợp đồng môi giới của từng dự án
👉 Đối với các dự án đặc thù, điều kiện đối chiếu được áp dụng theo quy định riêng của CĐT.
III. Lập danh sách giao dịch đối chiếu
1. Tổng hợp giao dịch đủ điều kiện
Admin đại lý:
- Tổng hợp danh sách giao dịch đủ điều kiện đối chiếu
- Kiểm tra:
- Thông tin KH
- Sản phẩm
- Giá trị hợp đồng
- Thời điểm phát sinh
2. Xác định phí môi giới
- Áp dụng tỷ lệ phí môi giới theo từng dự án
- Xác định:
- Phí môi giới phát sinh
- Phí môi giới được đối chiếu theo từng đợt (nếu có)
👉 Tỷ lệ và số đợt đối chiếu phụ thuộc quy định từng dự án.
IV. Thực hiện đối chiếu với Chủ đầu tư
3. Gửi bảng đối chiếu phí môi giới
Đại lý gửi CĐT:
- Bảng đối chiếu phí môi giới
- Danh sách giao dịch đủ điều kiện
- Hồ sơ kèm theo (nếu CĐT yêu cầu)
4. So sánh & xác nhận số liệu
Hai bên:
- Đối chiếu thông tin giao dịch
- Thống nhất:
- Giao dịch đủ điều kiện
- Giao dịch chưa đủ điều kiện
- Giao dịch cần điều chỉnh
👉 Kết quả đối chiếu phải có xác nhận bằng văn bản/email.
V. Xuất hóa đơn & theo dõi thanh toán
5. Phối hợp xuất hóa đơn
Sau khi đối chiếu thống nhất:
- Đại lý xuất hóa đơn phí môi giới cho CĐT: nội dung theo quy định Chủ đầu tư
- Theo giá trị và thời điểm được đối chiếu
6. Theo dõi chi trả phí môi giới
- Theo dõi tiến độ thanh toán của CĐT
- Cập nhật trạng thái:
- Đã thanh toán
- Chưa thanh toán
- Thanh toán từng phần
👉 Thời gian chi trả tuân theo thỏa thuận của từng dự án.
VI. Xử lý phát sinh & lưu trữ
7. Xử lý các trường hợp phát sinh
- Giao dịch bị huỷ / điều chỉnh
- Thay đổi chính sách
- Điều chỉnh phí môi giới
Các trường hợp phát sinh được xử lý theo Hợp đồng môi giới & xác nhận hai bên.
8. Lưu trữ hồ sơ
- Bảng đối chiếu phí môi giới
- Biên bản/email xác nhận
- Hóa đơn & chứng từ thanh toán
Hóa đơn & chứng từ thanh toán