1. Lưu ý chung
Trước khi tham gia tổ chức và triển khai truyền thông cho sự kiện mở bán, Media cũng như các bộ phận liên quan cần nắm rõ đầy đủ các thông tin cơ bản của sự kiện. Việc hiểu đúng và thống nhất thông tin ngay từ đầu giúp Media chủ động trong chuẩn bị ấn phẩm, kiểm soát thông điệp và hạn chế sai sót trong quá trình truyền thông.
Các thông tin cơ bản cần nắm bao gồm:
- Tên sự kiện / chương trình
- Ý nghĩa, mục đích của sự kiện (mở bán, giới thiệu dự án, ký kết hợp tác, tri ân khách hàng…)
- Thành phần tham gia (Chủ đầu tư, đại lý phân phối, khách hàng, đối tác…)
- Thời gian và địa điểm tổ chức
Ngoài các thông tin chung trên, Media cần nắm rõ thêm các nội dung liên quan trực tiếp đến công tác truyền thông và sản xuất ấn phẩm, bao gồm:
- Các hoạt động chính và timeline của sự kiện
- Kịch bản MC, trình tự các phần diễn ra
- Danh sách khách mời, các vị đại biểu, khách quý (nếu có), để chuẩn bị hình ảnh và nội dung truyền thông phù hợp
2. Công việc của Media
Media chịu trách nhiệm chuẩn bị và triển khai các hạng mục truyền thông cho sự kiện. Các ấn phẩm và công việc dưới đây được xây dựng dựa trên quy trình tổ chức sự kiện; tuy nhiên, Media cần chủ động chuẩn bị trước khi có thể, không phụ thuộc hoàn toàn vào tiến trình tổ chức sự kiện nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng truyền thông.
Trước sự kiện
- Thư mời tham dự sự kiện, bao gồm:
- Nội dung thư mời
- Hình ảnh, thiết kế phù hợp với nhận diện dự án và Redland
- Backdrop sự kiện:
- Thiết kế theo nhận diện dự án, xác định kỹ kích thước in backdrop, file thiết kế phải đảm bảo chất lượng cao để in ra không bị vvỡ
- Đảm bảo thông tin chính xác (tên sự kiện, logo, thời gian…)
- Standee:
- Nội dung giới thiệu dự án / sự kiện
- Hình ảnh, bố cục rõ ràng, dễ nhận diện
- Bài đăng truyền thông trên các kênh chính thức, bao gồm:
- Bài thông báo / thư mời tham dự sự kiện
Ngoài ra có thể làm thêm các bài sau:
- Bài hậu trường sự kiện - quá trình chuẩn bị
- Bài đếm ngược trước ngày diễn ra
- Bài kêu gọi tham gia sự kiện
Trong sự kiện
- Visual trình chiếu tại sự kiện:
- Slide trình chiếu, video, hình ảnh minh họa
- Thực hiện bởi nhân sự Media in-house hoặc đơn vị thuê ngoài, theo kế hoạch đã thống nhất
- Quay phim – chụp ảnh sự kiện:
- Ghi nhận toàn bộ các hoạt động chính
- Chú trọng các khoảnh khắc quan trọng, khách mời, không khí sự kiện
- Chạy nhạc chương trình: Phối hợp với ban tổ chức để đảm bảo âm thanh, nhạc nền phù hợp từng phần của sự kiện
- Livestream sự kiện (nếu có):
- Chuẩn bị thiết bị, kịch bản livestream
- Phối hợp kỹ thuật để đảm bảo chất lượng hình ảnh và âm thanh
Sau sự kiện
- Hậu kỳ nội dung:
- Chỉnh sửa hình ảnh
- Dựng video recap, highlight sự kiện
- Truyền thông sau sự kiện:
- Đăng tải bài viết tổng hợp sự kiện
- Chia sẻ hình ảnh, video highlight trên các kênh truyền thông
- Gửi tư liệu cho các bộ phận liên quan (sale, marketing…) phục vụ hoạt động bán hàng và truyền thông tiếp theo